就業奉行iとの連携

株式会社オービックビジネスコンサルタント 就業奉行i とeタッチレコーダーとのデータの連携方法を説明します。

• 取扱説明書の「4.6 給与計算ソフトとの連動」の章もあわせてご覧ください。

「就業奉行i」の社員情報をeタッチレコーダーに取り込む

eタッチレコーダーのご利用を開始する前に、「就業奉行i」の社員情報をもとに、メンバー情報データを作成します。

1. 「就業奉行i」を起動します。
2. メインメニューから「随時処理」-「汎用データ作成」-「社員情報データ作成」-「社員情報データ作成」をクリックします。

3. 項目選択タブをクリックします。
   選択項目欄から、「社員番号」「氏名」「所属」をクリックして順に「選択」ボタンをクリックし、「選択済項目」欄に並べてから、「出力開始」をクリックします。

4. 「就業奉行i」で出力したファイルをeタッチレコーダーに読む込むための形式に整形します。

• 出力データは通常のテキストファイルなので、メモ帳でも編集できます。
  ファイルの拡張子をCSV形式に変更して、Excel等の表計算ソフトに読み込ませてもかまいません。
• 前項で「所属」を選択すると、所属コードと所属名が出力されますが、所属コードは不要なので、所属コードの欄を消します。
• データの先頭には1件目から社員情報が入っている必要があるので、1行目の項目名の見出し行を削除します。

5. 加工したデータは、ファイル名を「member.csv」とし、データ転送用USBメモリにコピーします。
6. eタッチレコーダーを起動し、管理メニューの [4]読み込みメニュー を選び、 [2]メンバー(社員)情報の読み込み を選んでデータを読み込みます。

「就業奉行i」と連携させるための設定

「就業奉行i」と連携させる打刻データを出力するために、eタッチレコーダーの設定情報「config.csv」を設定します。

1. 設定情報「config.csv」をデータ転送用USBメモリに複製保存し、別のパソコンで加工します。
2. 基本設定の選択を「会社用」とした場合には、「打刻出力用途2」が「給与計算ソフト用」として設定済ですので、これを利用して、たとえば以下のように値を設定します。

打刻出力用途2	給与計算ソフト用
打刻出力期間2	前月
打刻出力フォルダ2	out2
打刻出力ファイル名2	%y%m
打刻出力ヘッダ2	(空欄)
打刻出力データ2	%X,%y/%m/%d,%H:%M,%+H:%M

• 先頭の「%X」で、社員番号を出力します。
• 24時をまたぐ退勤時間がある場合は、「%H」の2つ目を「%+H」にすることで、日をまたいだ退勤時間に「翌」の文字を付け、「翌2:00」というデータで出力することができます。
• 月締日や利用目的に応じて、「打刻出力期間2」、「打刻出力フォルダ2」、「打刻出力ファイル名2」、「打刻出力ヘッダ2」にも適切な値を入力します。

3. 加工した設定情報をeタッチレコーダーに読み込みます。
   管理メニューの [4]読み込みメニュー を選び、 [1]設定情報の読み込み を選んでデータを読み込みます。

• 打刻記録の出力形式は、設定情報で最大5件まで登録可能です。ここでは2件目に登録していますが、ほかの打刻出力形式の利用状況をふまえ、別番号の打刻出力用途に上記と同様の設定を登録し、そちらを利用してもかまいません。

出退勤管理

eタッチレコーダーの運用を開始します。
社員が出退勤時にIC カードをタッチして、出退勤時刻を記録します。

「就業奉行i」に打刻データを取り込む

1. eタッチレコーダーの管理メニューから [1]打刻記録の出力メニュー を選び、 [2]給与計算ソフト用 を選んで、データ転送用USBメモリに打刻データを出力します。

• ファイルは、設定情報の「打刻出力フォルダ2」で指定したフォルダ(たとえば「out2」フォルダ)に 年月.csv (201207.csv など) として出力されます。

2. 「就業奉行i」のメインメニューから「随時処理」-「汎用データ受入」-「勤務データ受入」-「勤務データ受入」をクリックします。

3. 「受入条件設定」画面の「受入データ形式」欄の「形式作成」をクリックします。

4. 基本設定タブの「名称」に「eタッチレコーダー」などと入力します。

5. 受入開始位置設定タブで受入開始位置を「1行目から」に設定します。

6. 区切文字設定タブで区切り文字を「カンマ」に設定します。

7. 関連付設定タブで「社員番号 1列」「日付 2列」「出勤時刻 3列」「退出時刻 4列」と指定して「OK」をクリックします。

8. 「受入元ファイル名」にUSBメモリの(もしくはデスクトップなどにコピーした)打刻データを指定して「受入開始」をクリックします。

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