機能紹介

特長1:会議資料の配布・回収が自由自在

資料の配布方法

会議資料を他の会議メンバーに配布するには以下の操作を行います。

  1. 配布したい PDF 資料を Dropbox、または OneDrive に格納しておきます。
  2. 資料の配布者は、ZERO COPY Meeting のアプリの中で、Dropbox/OneDrive のアカウントに入り、格納した資料を提出したい会議/開催回に登録します。必要に応じて配布範囲や回収条件の設定を行った後に、配布指示します。
  3. 他の会議メンバーのアプリ内の資料一覧に、その資料のタイトルが現れます。
  4. 現れた資料をタップすると Dropbox/OneDrive から実体がダウンロードされて、閲覧できます。

いったん配布した資料を回収することもできます。

会議の進行状況に合わせて新しい資料を配布したり、少しだけ閲覧してもらった資料をその場ですぐに回収したり、資料の配布や回収のコントロールを自由自在に行えます。

配布設定オプション

資料の配布者は、資料ごとに以下の設定ができます。資料の配布や回収に関して、紙の資料で行われていたような柔軟な運用を、電子的に実現します。

設定1: 会議出席者のみに配布: OFF/ON
ONにした場合は、会議の出席者にのみ資料を配布し、欠席者には資料を配布しません。出席者のみに伝えたいオフレコの話に関連した資料などを配布するために、この機能を利用できます。OFFにした場合は、出席したか欠席したかに関わらず、会議の登録メンバー全員にその資料を配布します。
設定2: 閉会したら回収: OFF/ON
ONにした場合は、会議(開催回)の閉会に合わせて自動的に資料を回収します。
設定3: 配布先での共有を禁止: OFF/ON
ONにした場合は、このアプリ内でのみ資料の閲覧ができます。資料を他のアプリやパソコン等に転送することができず、第三者に送付することもできませんので、機密書類の不用意な拡散を防止できます。OFFにした場合は、資料の転送(エクスポート)を許可します。

特長2:組織を超えた会議でも迅速、容易に運営可能

会議メンバーの登録

ZERO COPY Meeting を使うには、まず uID アカウントを取得します(無料)。取得に必要な情報は、「メールアドレス」「パスワード」、そして本アプリ内の表示に使われる「氏名」だけです。

主催者は、アプリの中で会議を作成し、その後会議メンバーを登録します。登録には2つの方法があります。

方法1:参加希望者からの申請
  • 主催者の近くに本アプリのユーザーがいると、そのユーザーのアプリ内に主催する会議の一覧が表示されます。参加希望のユーザーは、その中からメンバーになりたい会議を選びメンバー申請します。
  • メンバー申請を受けた主催者には、申請通知が届きます。これを承認すると、参加希望者は会議メンバーとして登録されます。
申請によるメンバー登録の流れ   
方法2:主催者からの招待
  • 主催者は、会議のメンバーにしたい人のメールアドレスをアプリに入力して、メンバーに招待します。
  • メンバー招待を受けたユーザーのアプリに、招待通知が届きます。これを承認すると、その会議のメンバーとして登録されます。
招待によるメンバー登録の流れ   

方法1でも方法2でも、会議メンバー間で共有されるのはメンバーの氏名だけです。メールアドレスが他の会議メンバーに知られることはありません。さらに、方法1の場合は対面でユーザーを確認できるため、メンバー申請の通知の中に表示されるのは申請者の氏名だけであり、主催者も新メンバーのメールアドレスを知る必要がありません。

ZERO COPY Meeting では、利用者 ID をユーザーに割り当てるのではなく、ユーザーになりたい人が自分のメールアドレスを使って自分でユーザー登録する仕組みです。このため、システム管理者は不要であり、会議の主催者と参加希望者だけで、会議の作成からメンバー登録まで行うことができます。メンバーになる人の所属組織にかかわらず、当事者だけで迅速かつ容易に会議運営が可能です。

会議情報の管理

主催者は、開催回ごとに会議の開催/閉会状態や各メンバーの出席/欠席を設定可能です。これらの情報はメンバー間で共有され、会議の記録として利用できます。また、これらの設定情報は、資料の配布コントロールにも使われます。

登録メンバー一覧の中で、近くにいるメンバーはアイコンで区別できます。これを使って簡単に出席者を設定できます。

特長3:Bluetooth 通信を使って近くにいることを認識

iPad の Bluetooth 通信機能を使って、近くにある iPad 同士を認識します。これにより以下の機能を実現しています。

  • 近くに主催者がいると、その人の主催する会議の一覧がアプリの中に表示されます。その中から参加したい会議を選んでメンバー申請することができます。
  • 主催者のアプリ内の登録メンバー一覧では、各メンバーが近くにいるかどうかを表示します。主催者は、この情報を使って出席者を設定できます。

特長4:「ここ見て」機能

「ここ見て」機能は、他の参加者に注目してほしいページを、各参加者の資料閲覧のペースを乱すことなく、控えめながら効果的に知らせることができる機能です。

会議では、配布された資料を使って、多くの参加者が発言しながら議論を進めます。

そういった発言や説明の中で、発言者は、注目すべき資料やその中で見て欲しいページを他の参加者に伝える必要があります。

こんなときに便利に使えるのが「ここ見て」機能です。発言者のアプリで[ページを送る]ボタンをタップすると、他の参加者の子画面にその情報が送られ、発言者の見ているページの縮小表示が現れます。

  • 他の参加者は、それまでに自分が見ていた資料やページをそのまま見ながら、発言者の注目しているページを子画面で知ることができます。
  • ここで子画面をタップすると、それまで自分が見ていた資料のページと子画面に表示されたページが入れ替わり、発言者の注目ページを通常の画面で読むことができます。また、この状態で別の注目ページが送られてきた場合には、新しい注目ページも子画面ではなく通常の画面に表示され、そのまま読むことができます。
  • もう一度子画面をタップすれば、再び、子画面と通常の画面が入れ替わり、以前に見ていた資料やページに戻って、その続きを読むことができます。